W zeszłym miesiącu zadzwonił do mnie właściciel firmy budowlanej spod Leszna, 14 pracowników. „Pani Dominiko, księgowa mówi, że muszę zrobić pracownikom PPK. A szwagier straszy, że jak nie mam grupowego ubezpieczenia, to łamię prawo. To ja w końcu muszę mieć to grupowe czy nie?”
Rozumiem to zamieszanie, bo słyszę takie pytania regularnie. Pracodawcy mieszają dwa zupełnie różne mechanizmy: PPK i polisę grupową. Jeden jest obowiązkowy, drugi nie. Uporządkujmy to raz na zawsze, po kolei i bez straszenia.
- Grupowe ubezpieczenie na życie jest dobrowolne. Żaden przepis nie nakazuje pracodawcy jego wykupienia, w żadnej branży.
- Obowiązkowe jest PPK (ustawa z 4 października 2018 r.), i to z nim najczęściej myli się grupową.
- Jeśli wprowadzasz grupową, masz 5 realnych obowiązków: rzetelna informacja, terminowe składki, zgoda na potrącenie, RODO i równe traktowanie.
- Zgodnie z art. 93 § 7 Kodeksu pracy dobrze dobrana polisa może zwolnić firmę z wypłaty odprawy pośmiertnej.
Czy pracodawca musi mieć ubezpieczenie grupowe? Nie
Zacznę od odpowiedzi wprost: żaden przepis nie nakazuje pracodawcy wykupienia grupowego ubezpieczenia na życie dla pracowników. Polisa grupowa jest w pełni dobrowolna. Po obu stronach zresztą: pracodawca dobrowolnie decyduje, czy ją oferuje, a pracownik dobrowolnie decyduje, czy do niej przystępuje (składa deklarację, nikt go nie zapisuje przymusowo).
Nie ma też zawodów ani branż, w których grupowe ubezpieczenie na życie byłoby obowiązkowe. Budowlanka, transport, produkcja: wszędzie ta sama zasada. Grupowa to świadczenie dodatkowe, które firma oferuje, bo chce, a nie dlatego, że musi.
Skoro nie ma obowiązku, to skąd wrażenie, że „wszyscy mają i wypada mieć”? Stąd, że polisa grupowa jest po prostu tania w stosunku do tego, co daje. Dla pracownika to często jedyna realna ochrona, jaką ma. Szczegóły zakresu i widełki składek opisuję na stronie o polisach grupowych dla firm, tutaj skupiam się na obowiązkach.
Skąd zamieszanie: grupowa to nie PPK
Mój klient spod Leszna pomieszał grupową z PPK i to jest najczęstsze źródło nieporozumień. Rozdzielmy te dwa mechanizmy:
PPK: obowiązkowe
Program oszczędzania na przyszłość, uregulowany ustawą z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych. I tutaj obowiązek istnieje.
- podmiot zatrudniający ma obowiązek utworzyć PPK: wybrać instytucję finansową i podpisać z nią umowy (nieliczne wyjątki warto potwierdzić z księgowością),
- osoby zatrudnione w wieku 18-55 lat są zapisywane automatycznie, mogą jednak złożyć deklarację rezygnacji,
- jeśli księgowa mówi „musisz zrobić PPK", to co do zasady ma rację.
Polisa grupowa: dobrowolna
Ubezpieczenie na życie i zdrowie: wypłata po śmierci, poważnym zachorowaniu, pobycie w szpitalu, wypadku.
- umowa między pracodawcą a towarzystwem ubezpieczeniowym, zawierana dobrowolnie,
- pracownik też przystępuje dobrowolnie, składając deklarację.
Innymi słowy: PPK odpowiada na pytanie „z czego pracownik będzie żył na emeryturze”, a grupowa na pytanie „co się stanie z nim i jego rodziną, jeśli zachoruje, ulegnie wypadkowi albo umrze”. Jedno nie zastępuje drugiego i obowiązkowość jednego nie przenosi się na drugie.
Zdecydowałeś się na grupową: co faktycznie musisz
Jeżeli już wprowadzasz polisę grupową w firmie, pojawia się kilka realnych obowiązków. Nie jest ich wiele, ale warto je znać, bo to one decydują, czy grupowa działa bez zgrzytów.
1. Rzetelnie poinformuj pracowników
Pracownik przystępujący do polisy powinien wiedzieć, co ona obejmuje: jakie sumy, jakie zdarzenia, jakie wyłączenia i karencje. Ogólne warunki ubezpieczenia (OWU) powinny być dla niego dostępne. W praktyce najlepiej sprawdza się krótkie spotkanie z doradcą obsługującym polisę, na którym pracownicy mogą zadać pytania.
2. Przekazuj składki w terminie
To najważniejszy obowiązek techniczny. Pracodawca zbiera składki (swoje lub potrącane z wynagrodzeń) i przekazuje je do towarzystwa w terminach z umowy. Opóźnienia mogą skomplikować wypłatę świadczenia w najgorszym możliwym momencie, czyli wtedy, gdy pracownikowi coś się stało.
3. Pilnuj zgody na potrącenie z pensji
Jeżeli składkę (w całości lub w części) finansuje pracownik i jest ona potrącana z wynagrodzenia, potrzebujesz jego pisemnej zgody. Deklaracja przystąpienia zwykle to porządkuje, ale warto sprawdzić, czy dokumenty faktycznie ją zawierają.
4. Chroń dane osobowe (RODO)
Przy grupowej przetwarzasz dane wrażliwsze niż zwykle: daty urodzenia, informacje o rodzinie, czasem dane potrzebne do zgłoszenia zdarzenia. Dostęp do nich powinna mieć tylko osoba, która obsługuje polisę w firmie, a dokumenty nie powinny leżeć w ogólnodostępnym segregatorze.
5. Nie różnicuj dostępu bez uzasadnienia
Warunki przystąpienia do polisy powinny być oparte na jasnych, obiektywnych kryteriach. Możesz mieć różne warianty dla różnych grup stanowisk, ale dostęp do świadczenia nie może zależeć od sympatii ani wybranych cech pracownika. Zasada równego traktowania w zatrudnieniu obejmuje także świadczenia pozapłacowe.
I to w zasadzie wszystko. Zauważ, czego na tej liście nie ma: nie musisz być ekspertem od ubezpieczeń, nie musisz sam porównywać ofert towarzystw, nie musisz obsługiwać zgłoszeń. To jest praca doradcy, który prowadzi polisę.
Zastanawiasz się nad grupową dla swojego zespołu? Powiedz mi, ile macie osób i jaki budżet. W 2 dni robocze przygotuję konkretne warianty ze składkami, a formalności po Twojej stronie to dwa podpisy. Obsługuję firmy z Leszna i okolic.
Zapytaj o wycenę dla firmy →Czego nie musisz (a wielu pracodawców myśli, że musi)
Nie musisz finansować składki w całości. Spotykam trzy modele: pracodawca płaci wszystko, pracodawca i pracownik dzielą się składką, albo pracodawca organizuje polisę, a składkę w całości płacą pracownicy z potrącenia. Każdy z nich jest poprawny. Wybór to kwestia budżetu i tego, jak mocno chcesz, żeby grupowa działała jako argument przy zatrudnianiu i zatrzymywaniu ludzi.
Nie musisz mieć dużej firmy. Polisy grupowe są dostępne także dla małych zespołów, w praktyce już od kilku osób. Konkretne progi zależą od towarzystwa i wariantu.
Nie musisz zapisywać wszystkich. Przystąpienie jest dobrowolne. Część pracowników może odmówić, na przykład dlatego, że ma już własną polisę indywidualną. To normalne i nie blokuje uruchomienia grupowej dla reszty zespołu.
Nie musisz zostawać z jednym towarzystwem na zawsze. Umowy grupowe zawiera się zwykle na 12 miesięcy z automatycznym przedłużeniem. Jeśli warunki przestają pasować, można je renegocjować albo zmienić ubezpieczyciela.
Nie musisz wypłacać podwójnie po śmierci pracownika. Tu dochodzimy do przepisu, który dla wielu pracodawców jest zaskoczeniem, tym razem pozytywnym.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej rodzinie zmarłego pracownika. Ale zgodnie z art. 93 § 7 Kodeksu pracy, jeśli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a świadczenie z polisy dla rodziny jest równe odprawie lub od niej wyższe, pracodawca jest zwolniony z wypłaty odprawy. Dobrze dobrana suma w polisie grupowej realnie zdejmuje więc z firmy to zobowiązanie. To jeden z najmocniejszych, a najrzadziej znanych argumentów za grupową.
Podatki i składki: kto naprawdę płaci
Krótko, bo to temat, w którym ostatnie słowo zawsze powinna mieć Twoja księgowość.
Po stronie pracownika
Składka, którą finansuje za niego pracodawca, stanowi co do zasady przychód pracownika ze stosunku pracy. Podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu według zasad ogólnych. W praktyce przy składce rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie obciążenie jest niewielkie, ale trzeba je poprawnie rozliczyć na liście płac.
Po stronie pracodawcy
Składki na grupowe ubezpieczenie pracowników mogą co do zasady stanowić koszt uzyskania przychodu, przy czym przepisy podatkowe stawiają tu warunki dotyczące konstrukcji umowy. Dlatego zanim podpiszesz polisę, pokaż jej konstrukcję księgowej. Dobrze ułożona umowa daje firmie realny efekt podatkowy, źle ułożona może go pozbawić.
Szczegóły zależą od konkretnego produktu i sposobu finansowania składki, więc nie podam Ci tu jednej uniwersalnej reguły. Podam za to zasadę praktyczną: decyzję o modelu finansowania (pracodawca, pół na pół, pracownik) podejmuj razem z księgowością, a nie po fakcie.
Częste błędy pracodawców przy grupowej
Przez lata pracy z firmami z Leszna i okolic widziałam kilka błędów, które powtarzają się niezależnie od branży.
Błąd 1: „Mamy grupową, więc ludzie są zabezpieczeni"
Typowa grupowa ma sumy, które wspierają rodzinę przez kilka miesięcy, a nie przez lata. Dla pracownika z kredytem i dziećmi to za mało. Grupowa i polisa indywidualna to dwa uzupełniające się mechanizmy, a nie zamienniki. Różnice rozkładam punkt po punkcie w artykule o tym, która polisa chroni lepiej: grupowa czy indywidualna.
Błąd 2: najtańszy pakiet bez czytania zakresu
Składka 30 zł i składka 80 zł to zwykle zupełnie inne polisy: inne sumy, inne zdarzenia, inne karencje. Jeśli grupowa ma być argumentem przy rekrutacji, pracownik musi w niej widzieć realną wartość, a nie tylko pozycję na pasku wynagrodzeń.
Błąd 3: nikt nie mówi pracownikom o rozszerzeniach
Wiele polis grupowych pozwala pracownikowi dokupić wyższe sumy albo objąć ochroną małżonka i dzieci, często bez ankiety medycznej. Większość pracowników o tym nie wie, bo nikt im tego nie powiedział. Jedno spotkanie informacyjne rocznie załatwia sprawę.
Błąd 4: polisa sprzed lat, firma z dzisiaj
Zespół urósł, wynagrodzenia wzrosły, a polisa stoi w miejscu. Grupową warto przeglądać raz w roku: czy sumy nadal pasują, czy struktura zespołu się nie zmieniła, czy na rynku nie ma lepszych warunków.
Błąd 5: zabezpieczony zespół, niezabezpieczona firma
To błąd właścicieli, nie polis. Widzę firmy, w których pracownicy mają grupową, a sam właściciel nie ma planu na sytuację, w której to jego zabraknie. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, ciągłość firmy po Twojej śmierci zależy od zarządu sukcesyjnego. Grupowa chroni ludzi, ale firmę trzeba zabezpieczyć osobno.
Od czego zacząć
Jeśli po tej lekturze myślisz o grupowej dla swojego zespołu, wystarczą trzy kroki:
-
Policz zespół i ustal budżet. Ile osób, w jakim wieku, ile firma może przeznaczyć miesięcznie na osobę. To wystarczy do pierwszej kalkulacji.
-
Poproś o konkretne warianty, nie o ulotkę. Porównuj sumy i zakres zdarzeń, nie tylko wysokość składki. Jak wygląda wdrożenie krok po kroku, opisuję na stronie o polisach grupowych.
-
Skonsultuj model finansowania z księgowością. Zanim podpiszesz, nie po.
A jeśli chcesz spojrzeć szerzej na ochronę firmy, nie tylko zespołu, zajrzyj do przeglądu ubezpieczeń dla firm: od majątku po zabezpieczenie wspólników.
Grupowe ubezpieczenie na życie jest dobrowolne, obowiązkowe jest PPK. Jeśli wprowadzasz grupową, Twoje obowiązki to rzetelna informacja, terminowe składki, zgoda na potrącenie z pensji, ochrona danych i równe traktowanie. Dobrze dobrana suma może zwolnić firmę z odprawy pośmiertnej (art. 93 § 7 Kodeksu pracy), a model finansowania składki ustalaj razem z księgowością.
Grupowa to jedna z niewielu decyzji w firmie, w której nie ma przymusu, a mimo to zwykle się opłaca: pracownikom daje ochronę, której często sami by nie kupili, a Tobie argument rekrutacyjny, efekt podatkowy i spokojniejszą głowę. Jeśli chcesz to policzyć dla swojej firmy, zadzwoń. Bezpłatna rozmowa, konkretne liczby w 2 dni robocze, bez wciskania.
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej, podatkowej ani Ogólnych Warunków Ubezpieczenia konkretnej polisy. Zasady opodatkowania i rozliczania składek zależą od konstrukcji umowy i sytuacji firmy, dlatego szczegóły potwierdź z księgowością. OWU zawiera ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności, które omawiamy przed podpisaniem umowy.